Políticas y protección de datos personales

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROTECCIÓN DE  DATOS PERSONALES
Ley 1266 de 2008 – Ley 1581 de 2012

Decreto reglamentario 1377 de 2013

TABLA DE CONTENIDO
• Introducción
• Finalidad
• Definiciones
• Derechos de los niños niñas y adolecentes
• Principios
• Titular
• Autorización
• Derechos
• Deberes
• Responsable y encargado del tratamiento de datos personales
• Recolección y manejo de datos personales
• Privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos personales
• Ámbito de aplicación
• Derecho de habeas data
• Registro nacional de políticas y/o base de datos
• Derechos de los titulares
• Canales de suministro
• Consultas y reclamos
• Consultas
• Reclamos
• Nivel de medidas de seguridad aplicado al tratamiento
• Legislación aplicable
• Entrada en vigencia y aplicación.

I. INTRODUCCION
POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA
AVÍCOLA NACIONAL S.A. – AVINAL S.A.
890911625-1
AVINAL S.A. comprometida con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva,
confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en
especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales por medio de la
presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 y a la
Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se
destaca la necesidad de adoptar un manual de políticas y procedimientos que garanticen el
cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del
titular de los datos personales.
En los literales d) y e) del Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se hace mención del encargado
y responsable del tratamiento; cumpliendo AVINAL S.A. con estas dos cualidades de manera
simultánea y en muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda
información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida en la
presente ley.
Las tecnologías actuales deben permitir a las Empresas y/o Entidades la gestión, explotación
y almacenamiento eficiente de la información personal que se utiliza para el cumplimiento
de sus objetivos corporativos y de negocio, únicamente para los fines en que se vincula y
por esta razón AVINAL S.A., la sociedad, tendrá como objeto principal:
La explotación del negocio de la avicultura y la agroindustria en todas las manifestaciones,
dentro del objeto la sociedad podrá establecer granjas avícolas destinadas a la cría y
engorde de aves y producción de huevos o de cualquier subproducto que se pueda obtener
de las aves, para abrir almacenes dedicados a la venta de tales productos, o subproductos;
podrá importar pies de cría de aves; drogas, implementos necesarios para la explotación del
negocio, no solamente para su aprovechamiento sino para su distribución y venta en el
mercado nacional, podrá distribuir alimentos concentrados para aves, podrá montar
establecimientos destinados a la fabricación de implementos necesarios para la industria
avícola, así como distribuirlos y venderlos, podrá exportar tanto los productos de la avicultura
como los implementos que para la misma pueda llegar a fabricar; podrá tener, plantas de
sacrificio y procesamiento de aves, sus productos y subproductos. Igualmente podrá
desarrollar toda clase de actividades agroindustriales y para ello podrá realizar todoslos
actos necesarios para esta finalidad, tales como: compra y venta de animales, equipos
agroindustriales, insumos, concentrados, materias primas, materiales para esta actividad,
etc. así mismo, la compañía puede adquirir en desarrollo de su objeto social, toda clase de
bienes muebles e inmuebles, corporales o incorporales, cuya adquisición sea necesaria o
conveniente para el logro de sus fines principales; pudiendo además conservarlos, gravarlos
y enajenarlos, podrá además, girar, aceptar, negociar, descontar, etc, toda clase de títulos
valores y demás documentos civiles y comerciales; podrá fundar o adquirir intereses como
socio o accionista de otras compañías o fusionarse con las mismas, siempre y cuando las
actividades de tales empresas estén directamente relacionadas con su objeto social, y se
trate de sociedades legalmente constituidas; tomar dinero en mutuo otorgando garantías
reales o personales, o sin ellas y en general llevar a cabo todo acto o contrato que se
relacione directamente con su objeto social. La sociedad podrá realizar, previa autorización,
para cada caso, de la junta directiva, donaciones para actividades sociales, culturales,
beneficencia, políticas. y da cumplimiento a lo establecido en la ley que versa sobre HABEAS
DATA y DATOS PERSONALES.
El derecho fundamental al HABEAS DATA, debe garantizar a los ciudadanos el poder de
decisión y control que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales.
El derecho a la protección de los datos personales de cada titular se extiende desde saber
quién conserva dichos datos y que uso se le está dando a los mismos hasta definir quién
tiene la posibilidad de consultarlos.
La ley atribuye el poder a cada titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha
información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho
fundamental.
El objeto de este manual es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse en
cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y que por nuestra condición de encargados y
responsables del tratamiento de datos personales, debemos instrumentar y organizar a fin
de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley. El manual
incluye los aspectos básicos de índole normativa y anexos independientes y esquemas de
procedimientos que permiten la autorización.
AVINAL S.A. tiene su domicilio en la Carrera 48 Nro. 20-237 MEDELLÍN, ANTIOQUIA,
COLOMBIA, correo electrónico avinal@avinal.com.co, teléfono (4) 448 98 68, sitio web
www.avinal.com.co

II. FINALIDAD
AVINAL S.A. a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales
aplicable a las actividades con usuarios, clientes, proveedores, prestadores, empleados,
distribuidores, y en general, toda persona natural titular de los datos personales que
aparecen registrados en nuestras bases de datos y en las de nuestros operados, para el
cumplimiento del objeto social de la Entidad y específicamente para: (i) Dar cumplimiento a
las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas;
(ii) Proveer información sobre nuestros productos y servicios; (iii) Efectuar eventos o
promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros proveedores, clientes,
empleados, distribuidores y otros terceros; (iv), Llevar a cabo campañas, estudios,
promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en
ejecución de nuestro objeto social; (v) Programas de fidelización y actualización de datos de
clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; (vi) Informar sobre
cambios de nuestros productos, precios o servicios; (vii) Enviar estados de cuenta de
cartera; (viii) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de
satisfacción; (ix) Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones,
control y habilitación de medios de pago. (x) AVINAL S.A. podrá tomar la huella digital,
obtener imágenes de las cámaras de seguridad o usar otros mecanismos biométricos
autorizados de sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros y
administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios
que adquieran con la sociedad. (xi) AVINAL S.A. podrá entregar los datos personales de
sus clientes, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas
en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas
o entidades con las que AVINAL S.A. se relacione por vínculos de participación accionaria,
o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como
finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o
en general propuestas de valor adicionales a las que AVINAL S.A. no está en capacidad de
ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social
de AVINAL S.A. mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o
digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes,
investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias
comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas
sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás
fines relacionados y conexos. De igual forma, los datos personales de los clientes,
empleados, prestadores o cualquier otra persona de quien se tengan datos personales,
serán usados por AVINAL S.A. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos,
en el desarrollo de las actividades antes mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad
relacionada con Habeas Data y protección de datos personales. Los datos suministrados
por los Empleados y/o prestadores de servicios a AVINAL S.A., tendrán como finalidad
adelantar el proceso de selección para la contratación interna, así mismo se accederá a su
historia clínica ocupacional para dar cumplimiento al Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo. Utilizará sus datos biométricos como huellas dactilares para control de horario, así
mismo estos datos podrán ser utilizados por AVINAL S.A. durante la relación laboral o de
prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la
finalidad de potenciar las habilidades de los empleados vinculados por medio de cursos,
capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y
planes de beneficios. De igual forma, los datos personales de los Empleados, prestadores
de servicio, clientes, usuarios, directivos o vinculados en general, serán usados por AVINAL
S.A. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de
crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero, así
mismo podrá AVINAL S.A. obtener los datos personales de sus empleados y prestadores
de servicios para efectos de suministrar referencias laborales o de prestación, afiliación o
vinculación estratégica, tanto de ellos como de sus familiares. AVINAL S.A. podrá entregar
los datos personales de sus empleados y prestadores de servicio vinculados laboralmente,
por prestación o por alianza utilizada en los diferentes contratos y convenios a Entidades
radicadas en Colombia o en el exterior siempre y cuando: Sean empresas o Entidades con
las que AVINAL S.A. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz,
subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la
estructuración, diseño e implementación de beneficios y planes de bienestar o selección,
tercerización del archivo físico o digital o en general propuestas de valor adicionales a las
que AVINAL S.A. no está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como
finalidad facilitar el desarrollo del empleado y la administración de la información de AVINAL
S.A. mediante la tercerización de sus procesos. EN GENERAL AVINAL S.A. obtendrá y
manejará los datos personales suministrados por sus clientes, afiliados, prestadores,
empleados, directivos, usuarios y en general cualquier persona natural del que se tengan
datos personales, para las finalidades consecuencia del desarrollo de su objeto social, como
Sociedad Anónima dedicada a: La explotación del negocio de la avicultura y la agroindustria
en todas las manifestaciones, dentro del objeto la sociedad podrá establecer granjas
avícolas destinadas a la cría y engorde de aves y producción de huevos o de cualquier
subproducto que se pueda obtener de las aves, para abrir almacenes dedicados a la venta
de tales productos, o subproductos; podrá importar pies de cría de aves; drogas,
implementos necesarios para la explotación del negocio, no solamente para su
aprovechamiento sino para su distribución y venta en el mercado nacional, podrá distribuir
alimentos concentrados para aves, podrá montar establecimientos destinados a la
fabricación de implementos necesarios para la industria avícola, así como distribuirlos y
venderlos, podrá exportar tanto los productos de la avicultura como los implementos que
para la misma pueda llegar a fabricar; podrá tener, plantas de sacrificio y procesamiento de
aves, sus productos y subproductos. igualmente podrá desarrollar toda clase de actividades
agroindustriales y para ello podrá realizar todos los actos necesarios para esta finalidad,
tales como: compra y venta de animales, equipos agroindustriales, insumos, concentrados,
materias primas, materiales para esta actividad, etc. así mismo, la compañía puede adquirir
en desarrollo de su objeto social, toda clase de bienes muebles e inmuebles, corporales o
incorporales, cuya adquisición sea necesaria o conveniente para el logro de sus fines
principales; pudiendo además conservarlos, gravarlos y enajenarlos, podrá además, girar,
aceptar, negociar, descontar, etc, toda clase de títulos valores y demás documentos civiles
y comerciales; podrá fundar o adquirir intereses como socio o accionista de otras compañías
o fusionarse con las mismas, siempre y cuando las actividades de tales empresas estén
directamente relacionadas con su objeto social, y se trate de sociedades legalmente
constituidas; tomar dinero en mutuo otorgando garantías reales o personales, o sin ellas y
en general llevar a cabo todo acto o contrato que se relacione directamente con su objeto
social. La sociedad podrá realizar, previa autorización, para cada caso, de la junta directiva,
donaciones para actividades sociales, culturales, beneficencia, políticas.
Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico,
teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes
sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente
conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.
AVINAL S.A. podrá tratar los datos personales que le suministren sus clientes,
proveedores y otros terceros con las finalidades de: (i) verificar el cumplimiento de las
políticas de la Entidad en materia de selección y contratación de proveedores; (ii) verificar el
adecuado cumplimiento de las obligaciones; (iii) satisfacer los intereses legítimos derivados
de la relación que se establezca o se proyecta establecer; (iv) suministrar u obtener
referencias comerciales y/o financieras; (v) administrar y operar el producto o servicio
contratado, lo cual comprende, entre otros aspectos, el manejo y registro contable de las
operaciones que se desarrollen durante la vigencia de cualquier relación jurídica, así como
todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o liquidación de la misma; (vi)
documentar la relación existente y verificar la ejecución y cumplimiento del contrato
respectivo; (vii) verificar y confirmar la identidad y contacto; (viii) remitir información
comercial sobre los productos y/o servicios que AVINAL S.A. presta en desarrollo de su
objeto social; (ix) adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas; y (x)
entregar los datos personales de sus clientes empleados, prestadores, asociados,
proveedores y terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o
privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que AVINAL S.A. se
relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada;
o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e
implementación de ofertas de productos o servicios, o en general propuestas de valor
adicionales a las que AVINAL S.A. no está en capacidad de ofrecer de manera autónoma,
o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de AVINAL S.A. mediante la
tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de
riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes, empleados proveedores, asociados,
prestadores, operados, personas con las que tenga vínculos de convenios y contratos,
investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias
comerciales, sociales, mercadeo, estudios de impacto social, establecimiento de nuevos
canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
De igual forma, los datos personales de clientes, empleados, prestadores de servicio,
proveedores, personas naturales con quienes se tenga alianzas establecidas en contratos
y/o convenios, operados, distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular
de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por
AVINAL S.A. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos en ejecución de la
prestación de sus servicios dirigidos a la comunidad y dar cumplimiento de esta forma al
presente manual y a la ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios.

III. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, a continuación se relacionan las definiciones
establecidas por la normatividad vigente:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo
interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa,
informada y expresa.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta
del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento
de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por AVINAL S.A.
dirigida al titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de
las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
• Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y
a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no
están sometidos a protección.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos
que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos.

IV. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES.
En el tratamiento se asegurará el respecto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y
adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo
aquellos datos que sean de naturaleza pública, o se obtenga autorización de su
representante.
AVINAL S.A., actuará con la mayor diligencia y cuidado en el tratamiento de los datos de,
niños y adolescentes en el caso de obtener el dato para regulación y registro en temas de
vinculación a la seguridad social y cajas de compensación solicitadas por sus padres en
calidad de empleados de AVINAL S.A.
Es tarea del Estado y de las Entidades educativas de todo tipo de proveer información y
capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se
enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos
personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de
niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección
de su información personal y la de los demás.

V. PRINCIPIOS
De conformidad con la ley, AVINAL S.A., actuará en toda recopilación, manejo y supresión
de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de
Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:
• Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, AVINAL S.A. se sujetará a
lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
• Finalidad: AVINAL S.A. informará al titular la finalidad del tratamiento dado a los
datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
• Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá AVINAL S.A. con
el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o
judicial.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales,
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan
a error.
• Transparencia: AVINAL S.A. garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que AVINAL S.A. dará a los
datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la
Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros
medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza
pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
• Seguridad: La información sujeta a tratamiento por AVINAL S.A., será protegida
mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la
reserva de la información suministrada, inclusive después de finalizada su relación
con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

VI. TITULAR
Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los
distribuidores, empleados, prestadores de servicio, clientes, usuarios, proveedores y en
general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en
las bases de datos de AVINAL S.A.
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales
tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el
tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los
menores como la privacidad y protección de la información personal.

VII. AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por AVINAL S.A. se requiere la autorización
previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio
escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las
excepciones previstas en la ley.
AVINAL S.A. al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera
clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual
serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los
cuales puede ejercerlos.
A efectos de protección de la ley Habeas Data, AVINAL S.A., contará con previa
autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN,
DATACREDITO y PROCREDITO.
La información de los datos personales podrá ser suministrada por AVINAL S.A. al titular,
sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o
por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o
por orden judicial.
AVINAL S.A. Podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de
datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular
de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

VIII. DERECHOS
El titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al titular de la obligación crediticia
que adquiera con AVINAL S.A., tendrá derecho a:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AVINAL S.A. Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar a AVINAL S.A. prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de
sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informado por AVINAL S.A. previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus
datos personales.
• Presentar consultas ante AVINAL S.A. e interponer quejas ante la entidad encargada
de la protección de los datos personales.
• Solicitar la revocatoria y/o supresión de sus datos personales cuando AVINAL S.A.
incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución. Acceder de manera gratuita
e ilimitada a los datos personales que sean objeto de tratamiento.

IX. DEBERES
El titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar,
en todo momento a AVINAL S.A. la veracidad de la misma. AVINAL S.A. no se hará
responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la
inexactitud de la información entregada por el titular.
DEBER DE INFORMAR AL TITULAR
Al momento de solicitar al Titular la autorización para el tratamiento de datos, quien recolecte
los datos personales debe informar de manera clara y expresa al titular lo siguiente: El
tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados y la finalidad de los
mismos.

En caso de que la organización responsable recolecte datos personales sensibles (origen
racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc.) o de niños y
adolescentes; debe explicarle el carácter sensible que posee este tipo de información y,
además, debe darle la opción al titular de elegir si responde o no dichas preguntas. También
debe informar los derechos que tiene el titular de la información, al igual que la identificación,
dirección física o electrónica y el teléfono de la organización o el responsable del tratamiento
de los datos.
AVINAL S.A. como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento
de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.

X. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AVINAL S.A. será el responsable del tratamiento de los datos personales.
La Dirección Administrativa será el área encargada del tratamiento de los datos personales,
por cuenta de AVINAL S.A., a quien se le suministrará información de cada empleado,
prestador, operado, asociado, cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural
de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y tendrá a su
cargo las siguientes funciones:
• Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
• Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada Directivo, empleado opersona
que dentro de la Empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de
los miembros de la Empresa, en el sentido de que estos informen al Departamento
encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos
personales.
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las
medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios
que versen sobre créditos o datos personales.
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las
medidas que deberán tomarse en los contratos laborales.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el
ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante
autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de
los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad
administrativa competente.
• Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información
relacionada con el tratamiento de datos personales.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los
datos personales.
• Los demás consagrados en la ley.
• La Dirección Administrativa de AVINAL S.A. deberá velar para que en cada
incorporación de un nuevo trabajador se exija el conocimiento de la presente Política
como de los documentos que la complementen AVINAL S.A., realizará todos los
ajustes de tipo contractual y legal para que en los contratos, acuerdos de
confidencialidad, cláusulas contractuales y demás documentos se incorpore su
cumplimiento por parte de Empleados, Directivos, Proveedores, Contratistas
vinculados y otros Terceros; además de procurar por obtener autorización expresa
de cada titular para el Manejo de los datos personales.
• Es responsabilidad de los trabajadores de AVINAL S.A. reportar cualquier incidente
de fuga de información, daño informático, violación de datos personales,
comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes
sin la autorización pertinente, suplantación de identidad, o conductas que puedan
vulnerar la intimidad de una persona, o que tenga indicios de que los mismos estén
siendo utilizados para propósitos delictivos y/o no autorizados.

XI. RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES
La presente política será aplicable en los casos en los que AVINAL S.A. solicite el
diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica,
digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las
condiciones particulares que apliquen en cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a AVINAL S.A. para
la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo
de sus actividades comerciales y laborales.
AVINAL S.A. podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo
electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle
publicidad relacionada con su oferta se productos y servicios, y contactarlo para eventos y
otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, AVINAL S.A. le comunicará al
titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición
para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la
autorización otorgada.

XII. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
AVINAL S.A. garantizará a los titulares de la información la privacidad, confidencialidad y
seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
AVINAL S.A. dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener
y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
AVINAL S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para
otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
AVINAL S.A. manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas
web de terceros sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se
hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos
personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos
personales conocer en los respectivos portales las políticas relacionadas con la protección
y el tratamiento de su información.
En el sitio web de AVINAL S.A. se establecerán las instrucciones bajo absoluta seguridad
para que cada usuario o titular de los datos personales interactúen con los mismos y
presenten sus solicitudes ante AVINAL S.A. sobre cualquier tipo de corrección, modificación
y/o supresión.

XIII ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las políticas serán aplicables a las bases de datos que se encuentren bajo la administración
de AVINAL S.A. o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones
comerciales o en desarrollo de su objeto social que deban ser aplicadas a las demás
Entidades que hacen parte de la sociedad a la cual pertenece, de alianzas comerciales, de
convenios o eventos publicitarios, tanto de AVINAL S.A. como de sus operados. En el primer
caso, AVINAL S.A. actuará como Responsable, en los demás casos podrá tener la calidad
de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma
los recaba.
Así mismo, será aplicable cuando el tratamiento de los datos se efectúe en territorio
colombiano. Así como, cuando el responsable o el encargado del tratamiento no resida en
Colombia pero en virtud de normas internacionales o tratados le sea aplicable la legislación
colombiana.

XIV DERECHO DE HABEAS DATA.
El Art.15 de la C.P. establece el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar
y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos
tanto de entidades públicas como privadas.
Así mismo, y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este
derecho comprende otras facultades como las de autorizar el tratamiento, incluir nuevos
datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.
Este derecho fue desarrollado de manera jurisprudencial desde el año 1991 hasta el año
2008, en el cual se expidió la Ley Especial de Habeas Data, que regula lo que se ha
denominado como el “hábeas data financiero”, entendiéndose por éste el derecho que tiene
todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal comercial, crediticia,
y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como
función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo
financiero de su Titular. Esta Ley Especial considera como Titular de la información tanto a
las personas naturales como jurídicas.
Posteriormente, el 17 de octubre del año 2012 se expidió la Ley 1581 “General de Protección
de Datos Personales”, que desarrolla el derecho de Hábeas Data desde una perspectiva
más amplia que la financiera y crediticia mencionada anteriormente. De tal manera, que
cualquier titular de datos personales tiene la facultad de controlar la información que de sí
mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades
privadas o públicas. Bajo esta Ley General, es titular la persona natural.
XV. REGISTRO NACIONAL DE POLITICAS Y/O BASES DE DATOS
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y
será de libre consulta para los ciudadanos.
El término para registrar las bases de datos en el RNBD será el establecido legalmente.
Asimismo, de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 886 de 2014, los responsables del
Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos
en la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de
acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de Datos
que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses
siguientes, contados a partir de su creación.
XVI. DERECHOS DE LOS TITULARES
a) Dirigirse a AVINAL S.A. a través de los canales establecidos, los cuales se indican en el
Aviso de Privacidad de Datos con el fin de conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización
otorgada a AVINAL S.A. salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento que se está
realizando no lo requiera. c) Ser informado por AVINAL S.A. respecto del uso dado a los
datos personales recolectados, previa solicitud del Titular presentada a través de los canales
dispuestos para tales efectos. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio
quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. e) Revocar,
en aquellos casos que no se enmarcan bajo la Ley 1266 de 2008, la autorización y/o solicitar
la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita, a través de los canales
dispuestos por AVINAL S.A., a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
AVINAL S.A., a través del Aviso de Privacidad de Datos informará acerca de los canales y

procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

XVII .CANALES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACION
AVINAL S.A. establece como canales de comunicación con los titulares:
Página web: www.avinal.com.co
Correo electrónico: avinal@avinal.com.co
Correo físico: Carrera 48 Nro. 20-237 Medellín, Antioquia, Colombia
Línea telefónica: (4) 448 98 68

XVIII. CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a AVINAL S.A. deberán dirigirse al correo
electrónico: avinal@avinal.com.co; en caso de información adicional, el interesado podrá
comunicarse al teléfono (4) 448 98 68.

XIX. CONSULTAS
Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes, serán
atendidas por AVINAL S.A., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrá prorrogar por un término
máximo cinco (5) días hábiles, debiendo AVINAL S.A. informar previamente al interesado.

XX. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de
datos de AVINAL S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en
esta política, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Dirección Administrativa, con
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y los documentos adjuntos que se requieran.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un
término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo
dentro de dicho término, debiendo la Dirección Administrativa informar al interesado
los motivos de la demora.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si
transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado al área encargada en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará
de la situación al interesado.
• Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre
protección de datos personales, el titular debe tramitar inicialmente su reclamocon
AVINAL S.A. a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

XXI. NIVEL DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.
AVINAL S.A. cuenta con un área que asegura el cumplimiento de los requisitos exigidos en
materia de protección de datos personales.
Se ha establecido que en los contratos celebrados con los encargados se incluyan cláusulas
que establezcan de manera clara el deber de éstos de garantizar la seguridad y privacidad
de la información del Titular.
XXII. LEGISLACIÓN APLICABLE
• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 527 de 1999
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1273 de 2009.
• Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012.
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de Mayo
13 de 2014
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional

XXIII. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente política iniciará su vigencia el día 01 de Mayo de 2017 y tendrá validez mientras
AVINAL S.A. ejerza su objeto social en Colombia o hasta que la ley disponga asunto en
contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de
AVINAL S.A., debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales
dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.